Qué es la automatización robótica de procesos aplicada a contabilidad
La automatización robótica de procesos, conocida por su sigla en inglés RPA, consiste en el uso de software que replica acciones repetitivas que antes realizaba una persona sobre un sistema informático: abrir archivos, extraer datos, compararlos entre distintas fuentes y volcarlos en otro sistema. A diferencia de la inteligencia artificial, no interpreta información nueva ni toma decisiones complejas; simplemente ejecuta reglas predefinidas de manera consistente y a mayor velocidad que una persona.
En los departamentos contables argentinos que estudiamos, las primeras aplicaciones de esta tecnología se concentraron en tareas de alto volumen y bajo valor agregado: conciliaciones bancarias, cruce de comprobantes de compra con órdenes de pago, o la generación periódica de reportes que antes exigían horas de trabajo manual de copiado y pegado entre planillas.
Resultados observados en estudios profesionales
Los estudios contables de mediano tamaño que entrevistamos para este análisis reportan reducciones significativas en el tiempo dedicado a tareas de carga y conciliación luego de implementar herramientas de automatización, lo que les permitió redirigir a su personal hacia funciones de asesoramiento y control, consideradas de mayor valor para sus clientes. Sin embargo, también señalan que la implementación inicial requiere una inversión considerable en el mapeo y la documentación de los procesos existentes, un paso que muchas veces se subestima.
Procesos contables más automatizados según los profesionales consultados
- Conciliación de extractos bancarios contra el mayor contable.
- Carga de comprobantes de compra y venta desde plataformas de facturación electrónica.
- Generación y envío periódico de reportes de gestión a distintas áreas.
- Control cruzado entre órdenes de compra, recepción de mercadería y facturas de proveedores.
Los límites de la automatización
Pese al entusiasmo que genera esta tecnología, los especialistas advierten sobre sus límites: los robots de software siguen reglas fijas y no manejan bien las excepciones ni los cambios frecuentes en los formatos de origen de la información. Un cambio en el diseño de una factura electrónica o en la estructura de un extracto bancario puede requerir el rediseño del proceso automatizado, lo que exige mantenimiento continuo y personal capacitado para gestionarlo.
Además, la automatización no reemplaza el criterio profesional necesario para interpretar situaciones excepcionales, como una diferencia de conciliación que responde a un error de terceros o a una operación no habitual. En ese sentido, el consenso entre los profesionales consultados es que la tecnología complementa, pero no sustituye, el juicio experto del contador.
Qué viene después de la automatización básica
Superada la etapa inicial de automatización de tareas repetitivas, algunos departamentos contables más avanzados comenzaron a explorar la combinación de RPA con modelos de aprendizaje automático para clasificar comprobantes o detectar anomalías en los registros, un paso intermedio entre la automatización simple y la inteligencia artificial aplicada a auditoría, tema que desarrollamos en otro de nuestros análisis.